Gestión de documentos electrónicos: algunas definiciones

Definición de documento: contenedor de información, es decir, cualquier soporte que hace posible organizar, presentar y gestionar información relativa a un hecho, una persona o una temática determinada (Michael Buckland).

Para que tengamos un documento electrónico basta con que el anterior documento se encuentre físicamente almacenado en un dispositivo o unidad de almacenamiento electrónicos.

Las organizaciones privadas, del mismo modo que las instituciones públicas, se han visto obligadas a implementar software de gestión de documentos electrónicos que permite describir las principales características de éstos: tipo de documento, autor, aplicación con que fue creado, etc.

Resulta muy interesante el matiz entre gestión de documentos electrónicos y de conocimiento. Ésta última se refiere a los documentos que, a través de la experiencia adquirida, resultan realmente valiosos y que es necesario que los trabajadores conozcan, ya que es necesario para el buen funcionamiento de la organización.

Definición de registro: todo documento que emplea una organización. Existen tres tipos de registros:

-Personales: de uso individual de algún empleado. Si se difunde por la intranet de la empresa, pasa a ser corporativo.

-Transitorios: borradores de posibles documentos oficiales.

-Oficiales: documentos definitivos como versiones finales de proyectos, mensajes decisivos de correo electrónico (lo subrayo porque considero muy importante esta consideración, los e-mails pueden ser documentos de gran relevancia y, por ello, merecen ser conservados con el mismo cuidado que un informe o una correspondencia física).

El manejo de grandes volúmenes de información por parte de las empresas ha dado mayor relevancia a la gestión de archivos, haciendo que el personal dedicado a esta tarea pase a trabajar conjuntamente con otras áreas de las organizaciones, debido a la conciencia que se ha tomado de la importancia de una buena gestión de los registros.

Muchas organizaciones siguen sin tener políticas de conversión de los documentos electrónicos en registros porque no han percibido la necesidad de disponer de un archivo electrónico. Ya es algo esencial sistematizar las políticas de gestión de la documentación (tanto impresa como electrónica) en la organización. Es muy posible que haya empresas que fracasen, en un principio, en esta labor por no haber tenido previamente una sólida política de gestión de la documentación en forma tradicional. Pero es un paso que finalmente tendrán que realizar.

Las definiciones y nociones aquí recogidas han sido extraídas de un interesante artículo de Alexeis García Pérez. Aquí dejó el link a dicho texto:

GARCÍA PÉREZ, Alexeis. "La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de información"