Documentación electrónica: más allá de una cuestión archivística

Desde hace unos años, el crecimiento de la documentación electrónica se muestra imparable y ya supera ampliamente a los documentos en papel. En muchos casos, el documento digital es una simple traslación de soporte de un documento tradicional. En otros caso, la documentación es digital desde su origen y no tiene plasmación en papel.

Este fenómeno es de crucial importancia en los ámbitos universitario y científico, pero su presencia se incrementa con enorme rapidez (aunque con desigualdades) en otros campos, mucho más cercanos a la vida cotidiana como son el comercio electrónico y el E-Government. A estos últimos aspectos quiero referirme en texto.

Los gobiernos estatal y autonómicos están dando un gran impulso a la administración electrónica y a la firma digital. Pero, a pesar de ello, muchos somos los que todavía tenemos ciertas dudas sobre la validez de la documentación electrónica y preferimos realizar los trámites administrativos a la antigua usanza, porque seguimos aferrándonos al nivel probatorio del papel, que resiste cualquier eventualidad. Además, más de un caso ha llegado a mis oídos de personas que se han inscrito en oposiciones vía telemática y, al aparecer las listas provisionales, no han salido de su asombro al ver que sus nombre no estaban y que el organismo competente les respondía que no tenían constancia alguna de la acción administrativa. En estos casos, ¿cómo demostrar que realmente uno ha hecho lo que dice haber hecho? La conclusión es que la persona en cuestión se queda en una situación de “limbo administrativo” y fuera de la convocatoria de oposiciones.

La posición en la que se encuentra el E-Commerce se me antoja todavía más precaria. A la hora de realizar una compra en una página web comercial, hay que andarse con mucho cuidado. Se tiene una sensación parecida a la de estar dando información confidencial (dirección, nombre y apellidos, número de tarjeta de crédito, etc.) a un sujeto sin rostro, que puede hacer uso a su antojo de dicha información (a pesar de las leyes que regulan la protección de datos y el comercio en la Web). Y pobre de aquel consumidor que sea engañado, ¿cómo podrá verificar que lo que dice haberle sucedido es cierto, con qué “papel”? No son pocos ya los casos aparecidos a través de los medios de comunicación que prueban que los timos por Internet son mucho más difíciles de probar que los perpetrados físicamente.

La gravedad de los hechos requiere que se afronte el problema rápida y seriamente, tanto desde las Administraciones públicas como desde las empresas privadas. El caso ENRON, por el que la gran empresa eléctrica estadounidense ocultó sus malas prácticas contables a sus accionistas y a las autoridades económicas del Gobierno federal, fue el verdadero revulsivo de la puesta en marcha de herramientas que impidiesen los delitos cibernéticos.

Para hacer frente a estos delitos, se ha desarrollado un importante trabajo legislativo en los diferentes países occidentales (Anexo 1, me restrinjo al ámbito español) que, paralelamente, ha ido acompañado (como no podía ser de otra manera) de una ingente labor normativa en el campo de la archivística (Anexo 2).

No pretendo provocar una “indigestión legislativa y normativa” en el lector, simplemente ofrecer un rápido enlace a estas leyes para que las consulte tranquilamente aquel que esté interesado en la materia.

Para la aplicación de todas estas normativas no se requiere reinventar la Archivística, sino simplemente adaptarla a las nuevas necesidades y cambios tecnológicos. Las normas ISAD (G) siguen siendo plenamente válidas ya que la información, en esencia, continúa siendo la misma. El formato en que esta se encuentre no varía sus características. Lo que realmente sí es un problema, un gran quebradero de cabeza para los arquitectos de los sistemas de gestión de datos es la gran diversidad de tipos de la documentación electrónica:

-Documentos digitales desde su origen.

-Documentos en papel que son digitalizados.

-Documentos firmados electrónicamente.

-Datos en una base de datos que nunca se convierten en documentos.

-Los distintos pasos de un trámite (“workflow”) recogidos por una aplicación informática y que nunca llegan a convertirse en un documento.

-Formularios electrónicos cumplimentados a través de Internet (lo más corriente en las compras en línea).

-Correo electrónico.

Para lograr un adecuado sistema de gestión de documentos electrónicos hay que ejecutar los siguientes pasos:

-Definir el esquema de metadatos. A la hora de realizarlo, lo más conveniente es seguir el modelo realizado por la DCMI, ya que es el esquema de metadatos de uso más generalizado (ratificado por la ISO 15836) y porque permite a la organización correspondiente una destacada flexibilidad, pudiendo adaptar la estructura a sus necesidades. Se parte unos 15 conceptos básicos, que se dividen en tres grupos en base al tipo de información que incluyen: Contenido, Propiedad intelectual, e “Instantiation” (documento concreto).

En Archivística se utiliza universalmente el estándar EAD (Encoded Archival Description) (que se integra dentro de los DTDs, Document Type Definition) basado en la semántica de SGML y XML. No es un esquema de metadatos, aunque sí se le asemeja bastante, se trata de un conjunto de metaetiquetas.

-Disponer de un buen modelo de acceso y seguridad, que distinga personas, permisos sobre los documentos y grupos de documentos.

-Definir la trazabilidad necesaria para capturarla y conservarla. La palabra “trazabilidad”, según la Wikipedia, consiste en el conjunto de medidas, acciones y procedimientos que permiten registrar e identificar cada producto desde su origen hasta su destino final. Para la documentación esto se traduciría en discenir las distintas fases de un proceso administrativo o comercial.

Lo cierto es que, si todo este proceso es difícil de narrar y describir, mucho más complicado debe ser llevarlo a cabo. Si utilizo toda esta terminología es porque verdaderamente no queda más remedio.

Por otro lado, hay que reseñar que la necesidad acuciante de un control y mantenimiento adecuados de la documentación electrónica no parece estar siendo acompañada de la creación de los correspondientes archivos digitales. Ello se debe a la falta de conciencia que existe sobre el valor administrativo de todos los documentos, sea cual sea su soporte. Aunque esto realmente no lo veo claro del todo porque si no: ¿cómo se entiende que la auditora Arthur Andersen (que estaba al servicio de Enron), una vez que las autoridades estadounidenses comenzaron a investigar a la empresa eléctrica, diera la orden de destruir todos los e-mails relacionados con el caso? Se ve que la información contenida en esos correos electrónicos era muy comprometida y digna de que se hubiese conservado para que los Tribunales de Justicia hubiesen investigado a fondo todas las triquiñuelas de Enron y de Arthur Andersen. Es decir, que la auditora tenía mucha conciencia (o la adquirió repentinamente, a saber) del valor de la documentación digital. Es curioso que, a pesar de que Estados Unidos se encontraba (y encuentra) a la vanguardia de Internet y de las nuevas tecnologías, se vio claramente sorprendida por este escándalo.

Quizá, al principio, cuando Internet sólo era utilizado como medio de información, la necesidad de sistemas de gestión de la documentación electrónica no significaba algo tan urgente. Pero, a medida que Internet se ha ido mostrando como una importantísima vía de negocio y de formación, hacen completamente preciso que dicha documentación sea tratada con la metodología que anteriormente hemos visto someramente, más aún cuando existe información publicada en las páginas web que no tienen soporte documental alternativo alguno.

La causa principal de haber llegado a esta caótica situación se encuentra en que, hasta la actualidad, el único valor que se ha reconocido a Internet, en general, es su inmediatez. De ahí que la documentación de los sitios web se modifique, se actualice sin “miramientos”, sin tener en cuenta que, en cada momento, los documentos electrónicos tienen un valor intrínseco, del mismo modo que aquellos cuyo soporte es el papel y son guardados en archivadores A-Z (por ejemplo). Y a ello se debe que, hasta el presente, todo el énfasis se haya puesto en el desarrollo de los buscadores, para localizar con rapidez cualquier tipo de información. Y se haya dejado de lado la cuestión de la custodia y de la preservación de los contenidos.

En fin, a pesar de estar inmersos en una revolución tecnológica, casi recomendaría realizar los trámites administrativos (ya sea con las Administraciones o con las empresas) “como siempre” porque, aunque nos lleve más tiempo y más viajes, es muy probable que en muchos casos nos ahorremos más de un dolor de cabeza. El papel, de momento, sigue siendo el soporte que mejor resguarda la información y, aunque en más de una ocasión se convierta en “papel mojado”, seguirá siendo papel y tendremos algo a lo que agarrarnos. Aparte, cuando publique este artículo haré una copia de seguridad, ya se sabe, por si acaso. No vaya a darme un susto el ordenador. Feliz y serena navegación, compañer@s internautas.

Un saludo cordial.

Anexo 1: Legislación

1. Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos
2. LEY 34/2002, de 11 de julio, de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico
3. REAL DECRETO 1163/2005, de 30 de septiembre, por el que se regula el distintivo público de confianza en los servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico, así como los requisitos y el procedimiento de concesión
4. ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento

Anexo 2: Normativa

1. UNE-ISO 15489:2001, parte 1: Implementación de los sistemas de gestión de documentos.
2. MOREQ (Model Requirements for the management of Electronic Records): modelo europeo.
3. Directiva 2003/98/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, para la reutilización de la información del sector público por su incidencia en los archivos y la posible capitalización de sus contenidos informativos: (Resumen ejecutivo).
4. Recomendación del Consejo, de 14 de noviembre de 2005, relativa a las medidas prioritarias para aumentar la cooperación en el ámbito de los archivos en Europa:
5. ISO 14721-2003: Reference Model for an Open Archival Information Systems (OAIS)
6. ISO 23081-1:2004: Information and documentation Metadata for documents

Con carácter más general tenemos la norma ISO 9001:2000 de calidad, que establece los criterios y estándares valorables para implementar un sistema de gestión de la calidad total:

Bibliografía:

-ALBERCH I FUGUERAS, Ramón. “Gestión documental y estándares internacionales”. En: II Jornadas técnicas de archivos en la administración local (Málaga 9 y 10 de marzo de 2006).

-BUSTELO, Carlota. “Gestión de documentos: enfoque en las organizaciones” (publicado en Anuario ThinkEPI, 2007, pp. 141-145)

-GÓMEZ-GUILLAMÓN WERNER, Félix. "La gestión documental y la norma ISO 15489:2001 Record Management"

-RODRÍGUEZ BRAVO, Blanca. “El documento digital y los repositorios institucionales”. En: II Jornadas técnicas de archivos en la administración local (Málaga 9 y 10 de marzo de 2006).

Nota: utilizo el género masculino de forma genérica para facilitar la lectura, por lo que los sustantivos en forma masculina hacen referencia a personas de ambos sexos.